Procedury należytej staranności w Grupie TAURON
Procedura kontroli i audytu wewnętrznego
Proces audytu wewnętrznego i kontroli wewnętrznej w Grupie Kapitałowej TAURON zorganizowany jest tak, by zapewnić szeroko rozumiane bezpieczeństwo działania Grupy, wspierając jednocześnie realizację celów Strategii. W ramach prowadzenia działań kontrolnych i audytowych, Grupa dąży do zwiększenia przewidywalności osiągania celów strategicznych – w tym stabilnego realizowania zakładanego wyniku finansowego – koncentrując się również na potencjalnych ryzykach mogących zagrażać dźwigniom wartości kluczowych dla realizacji Strategii.
Do głównych celów Obszaru Audytu i Kontroli Wewnętrznej w TAURON Polska Energia należy planowanie i realizacja w ramach Grupy TAURON zadań audytowych i kontrolnych, kreowanie i koordynowanie zasad funkcjonowania audytu i kontroli wewnętrznej w Grupie TAURON oraz wspieranie organizacji w utrzymywaniu skutecznego systemu kontroli wewnętrznej.
Działalność audytowa jest realizowana przez zespoły audytowe Obszaru Audytu i Kontroli Wewnętrznej w TAURON Polska Energia przeprowadzające planowe i doraźne zadania audytowe zarówno w TAURON Polska Energia oraz w spółkach Grupy Kapitałowej TAURON. Zespoły audytowe w oparciu o Roczny Plan Audytu na dany rok kalendarzowy, realizując zadania audytowe o charakterze procesowym, dokonują oceny bieżącego poziomu poszczególnych ryzyk oraz skuteczności zarządzania nimi. W ramach działalności audytowej weryfikowana jest również poprawność badanych procesów oraz adekwatność i wdrożenie mechanizmów kontrolnych w badanych procesach. W przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości audytorzy rekomendują podjęcie odpowiednich działań naprawczych. Wdrożenie rekomendacji stanowi obowiązek kierownictwa audytowanych jednostek, a stopień realizacji zaleceń audytowych jest na bieżąco.
Kontrola wewnętrzna (właścicielska) rozumiana jest jako zespół działań o charakterze detekcyjnym (kontrola wykrywająca), prewencyjnym (kontrola zapobiegawcza) i korekcyjnym (korekta nieprawidłowości i uchybień). Zadania kontrolne realizowane są w formie doraźnej oraz planowej przez zespoły kontrolne składające się z pracowników zatrudnionych na Samodzielnych Stanowiskach Audytu i Kontroli Wewnętrznej w ramach Obszaru Audytu i Kontroli Wewnętrznej w TAURON Polska Energia oraz przez jednostki organizacyjne właściwe ds. kontroli wewnętrznej funkcjonujące w części spółek zależnych.
Wdrożono nowy model cyklicznej Oceny Systemu Kontroli Wewnętrznej, którego celem jest dostarczenie Zarządowi TAURON Polska Energia oraz Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej Spółki niezależnych i obiektywnych informacji o funkcjonowaniu mechanizmów kontrolnych w procesach biznesowych. W 2022 r. w ramach ww. modelu po raz pierwszy przystąpiono do oceny adekwatności, wdrożenia i skuteczności wybranych mechanizmów kontrolnych powiązanych z ryzykami ocenionymi jako istotne dla Systemu Kontroli Wewnętrznej.
Organizacja Obszaru Audytu i Kontroli Wewnętrznej ma na celu umożliwienie objęcia zakresem audytów i kontroli całej działalności organizacji, zarówno z punktu widzenia potrzeb Grupy TAURON, jak i poszczególnych spółek. Bezpośrednia, organizacyjna podległość Prezesowi Zarządu pozwala zaś Obszarowi na zachowanie niezbędnej niezależności i obiektywizmu potrzebnych do skutecznego wykonywania swoich obowiązków. Dyrektorowi Wykonawczemu ds. Audytu i Kontroli Wewnętrznej zapewniono także możliwość cyklicznego raportowania bezpośrednio do Komitetu Audytu, jako stałego komitetu powołanego w ramach Rady Nadzorczej TAURON Polska Energia. Uprawnienie to jest zaimplementowane w obowiązującym Regulaminie Organizacyjnym Spółki.
Najistotniejsze aspekty w zakresie kontroli wewnętrznej i zarządzanie ryzykiem w odniesieniu do procesu sporządzania sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych
W celu zapewnienia jednolitych zasad rachunkowości w oparciu o MSSF zatwierdzone przez UE, w Grupie Kapitałowej TAURON została opracowana i wdrożona Polityka Rachunkowości Grupy Kapitałowej TAURON Polska Energia S.A. (Polityka rachunkowości). Dokument ten jest odpowiednio aktualizowany w przypadku wystąpienia zmian w regulacjach. Zasady zawarte w Polityce rachunkowości mają zastosowanie do jednostkowych sprawozdań finansowych TAURON i skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy Kapitałowej TAURON. Spółki Grupy Kapitałowej TAURON są zobowiązane do stosowania Polityki rachunkowości przy sporządzaniu pakietów sprawozdawczych, które są podstawą sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej TAURON.
Ponadto w Grupie Kapitałowej TAURON została opracowana i wdrożona regulacja wewnątrzgrupowa kompleksowo regulująca zagadnienia związane z zasadami i terminami przygotowania pakietów sprawozdawczych dla celów skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Pakiety sprawozdawcze są weryfikowane przez Zespół Konsolidacji i Sprawozdawczości w jednostce dominującej oraz przez niezależnego biegłego rewidenta w trakcie przeprowadzania badania lub przeglądu skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy Kapitałowej TAURON.
W Spółce wdrożone zostały procedury autoryzacji sprawozdań finansowych. Kwartalne, półroczne oraz roczne sprawozdania finansowe Spółki oraz skonsolidowane sprawozdania finansowe Grupy Kapitałowej TAURON przed publikacją są zatwierdzane przez Zarząd Spółki. Roczne sprawozdania finansowe TAURON oraz skonsolidowane sprawozdania finansowe Grupy Kapitałowej TAURON są dodatkowo przed publikacją przedstawiane do oceny Radzie Nadzorczej Spółki. Nadzór nad przygotowywaniem sprawozdań finansowych pełni Wiceprezes Zarządu ds. Finansów Spółki, natomiast za sporządzenie pakietów sprawozdawczych do skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej TAURON, odpowiedzialność ponoszą Zarządy spółek objętych konsolidacją.
W strukturach Rady Nadzorczej Spółki funkcjonuje Komitet Audytu Rady Nadzorczej TAURON Polska Energia S.A.
Spółki Grupy Kapitałowej TAURON prowadzą księgi rachunkowe stanowiące podstawę przygotowania sprawozdań finansowych w komputerowych systemach finansowo-księgowych klasy ERP, dających możliwość systemowych kontroli prawidłowości obiegu dokumentów i ujęcia zdarzeń gospodarczych. Przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego następuje przy wykorzystaniu narzędzia informatycznego dla celów konsolidacji sprawozdań finansowych, zapewniającego systemową kontrolę w zakresie spójności i terminowości przygotowania danych konsolidacyjnych.
W spółkach Grupy Kapitałowej TAURON funkcjonują rozwiązania informatyczne i organizacyjne zabezpieczające kontrolę dostępu do systemu finansowo-księgowego oraz zapewniające należytą ochronę i archiwizację ksiąg rachunkowych. Dostęp do systemów informatycznych ograniczony jest odpowiednimi uprawnieniami dla upoważnionych pracowników. Stosowane są mechanizmy kontrolne w procesie nadawania i zmiany uprawnień dostępowych do systemów finansowo-księgowych. Nadane uprawnienia podlegają również okresowej weryfikacji.
W spółkach Grupy TAURON funkcje rachunkowości są w istotnej mierze zintegrowane – obsługa finansowo-księgowej istotnych spółek Grupy Kapitałowej TAURON odbywa się w CUW R, w wyniku czego procesy finansowo-księgowe w Grupie Kapitałowej TAURON są w dużej mierze ujednolicone. Spółki dostosowały własne procedury do przebiegu procesów finansowo-księgowych, z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych segmentów. W 2022 roku, w ramach realizacji rządowego programu transformacji polskiego sektora elektroenergetycznego przewidującego wydzielenie aktywów węglowych ze spółek energetycznych z udziałem Skarbu Państwa do Narodowej Agencji Bezpieczeństwa Energetycznego, przeprowadzone zostały prace reorganizacyjne zmierzające do integracji aktywów przewidzianych do wydzielenia w ramach jednego podmiotu (tj. spółki TAURON Wytwarzanie S.A.), które objęły także przeniesienie obsługi księgowej aktywów przewidzianych do wydzielenia do spółki TAURON Wytwarzanie S.A
Obowiązujący w Grupie Kapitałowej TAURON Model Biznesowy wyraźnie dzieli odpowiedzialność w zakresie procesów finansowo-księgowych pomiędzy Spółką (wskazaną jako Centrum Korporacyjne) oraz podmiotami zależnymi i CUW R, wskazując, iż właścicielem procesów związanych z rachunkowością i sprawozdawczością Grupy Kapitałowej TAURON jest Centrum Korporacyjne. W zakresie zadań Centrum Korporacyjnego wskazano strategiczne funkcje związane z opracowaniem modelu funkcjonowania oraz standardów Grupy Kapitałowej TAURON w zakresie rachunkowości oraz nadzorowaniem realizacji standardów w obszarze rachunkowości w spółkach zależnych oraz CUW R. Ponadto wskazano, iż Spółka jako Centrum Korporacyjne jest odpowiedzialna za sporządzenie sprawozdania finansowego Spółki oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej TAURON. Wyraźny podział odpowiedzialności oraz istotny nacisk na pełnienie przez Centrum Korporacyjne funkcji nadzorczych w stosunku do CUW R oraz podmiotów zależnych ma na celu m.in. usprawnienie procesu przygotowania sprawozdań finansowych.
Roczne sprawozdania finansowe Spółki oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe Grupy Kapitałowej TAURON podlegają badaniu przez biegłego rewidenta. W listopadzie 2021 r. Spółka wybrała podmiot uprawniony do badania i przeglądu sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych Spółki oraz badania sprawozdań finansowych wybranych spółek Grupy Kapitałowej TAURON. Umowa z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych została zawarta na przeprowadzenie badania sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych za lata 2022-2024, oraz na przeprowadzenie przeglądu półrocznego sprawozdania finansowego i półrocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego za okresy półroczne kończące się w dniach 30 czerwca 2022 r., 30 czerwca 2023 r. i 30 czerwca 2024 r.
W Spółce obowiązuje przyjęta przez Komitet Audytu Rady Nadzorczej Spółki Polityka wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania i przeglądu sprawozdania finansowego oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego TAURON Polska Energia S.A., w której zawarta została reguła w brzmieniu:
- Maksymalny czas nieprzerwanego trwania zleceń badań przeprowadzonych przez tę samą firmę audytorską lub podmiot powiązany z tą firmą audytorską lub jakiegokolwiek członka sieci działającej w państwach UE, do której należą te firmy audytorskie, nie może przekraczać 10 lat.
- Po upływie 10-letniego okresu trwania zlecenia, firma audytorska ani żaden z członków jej sieci działający w ramach UE, nie podejmują badania w Spółce w okresie 4 kolejnych lat.
- Kluczowy biegły rewident nie może przeprowadzać badania w Spółce przez okres dłuższy niż 5 lat.
- Kluczowy biegły rewident może ponownie przeprowadzać badanie w Spółce po upływie co najmniej 3 lat od zakończenia ostatniego badania.
